Lorsqu'il s'agit de collaborer sur des documents, Microsoft Word reste la référence. Voici comment partager et travailler sur des documents Word avec d'autres personnes. Tout d'abord, avant de pouvoir commencer à collaborer sur un document, vous devez l'enregistrer sur un service de stockage en nuage comme OneDrive ou SharePoint. De cette façon, tous ceux qui ont besoin de travailler sur le document pourront y accéder à partir de leurs propres appareils. Une fois le document enregistré dans le cloud, ouvrez-le dans Word et cliquez sur le bouton 'Partager' dans le coin supérieur droit. Cela fera apparaître une fenêtre dans laquelle vous pourrez inviter d'autres personnes à afficher ou à modifier le document. Si vous souhaitez simplement permettre à quelqu'un d'autre de consulter le document, cliquez sur le bouton 'Obtenir un lien', puis choisissez si vous souhaitez générer un lien pouvant être consulté par n'importe qui ou uniquement par les personnes disposant d'un compte Microsoft. Copiez le lien et envoyez-le à quiconque a besoin de voir le document. Si vous souhaitez autoriser quelqu'un d'autre à modifier le document, cliquez sur le bouton 'Inviter des personnes' et entrez leurs adresses e-mail. Vous pouvez également ajouter un message leur indiquant ce que vous aimeriez qu'ils fassent avec le document. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton 'Envoyer' et ils recevront un e-mail avec un lien vers le document. C'est tout ce qu'on peut en dire! En quelques clics, vous pouvez facilement partager des documents avec toute personne avec qui vous avez besoin de collaborer.
Microsoft Office a amélioré ses fonctionnalités de collaboration pour permettre à plusieurs créateurs de travailler sur un document en même temps. Il permet à l'utilisateur de partager un fichier sur OneDrive et de voir qui travaille dessus, et même d'obtenir un lien à envoyer à d'autres utilisateurs pour un accès plus facile au document en question.
La collaboration est un élément clé d'une bonne création de documents dans de nombreux environnements de travail. Contrairement à la plupart des autres fonctionnalités de Microsoft Word , les outils de collaboration sont un peu difficiles à utiliser. Cependant, cette fonctionnalité intéressante permet à l'utilisateur de voir en temps réel les modifications qu'une autre personne a apportées au document.
Collaborez et partagez des documents dans Microsoft Word
Voyons comment vous pouvez collaborer, modifier, co-éditer et partager des documents Microsoft Word.
1] Avant de configurer le partage de fichiers, assurez-vous d'avoir un dossier partagé dans votre compte OneDrive. D'autre part, vous pouvez utiliser ' Public ”, qui existe pour vous par défaut.
2] Si vous avez besoin de votre propre compte, ouvrez Word et cliquez sur déposer option. Dans le menu Fichier, vous devez cliquer sur Enregistrer sous et puis Ajouter p dentelle . 'Ajouter un emplacement' vous donnera des options pour les services que vous voudrez peut-être utiliser, tels que SharePoint ou OneDrive.
3] Remplissez l'écran de connexion qui apparaît pour l'option que vous avez sélectionnée. Une fois que vous avez terminé, le nouvel emplacement apparaîtra dans Word sous l'option 'Enregistrer sous'. Après l'enregistrement, vous pouvez partager le fichier en cliquant sur déposer option puis Partager option et vous choisissez l'option Partager avec les gens ou je ninviter des personnes .
4] Pour inviter et partager un fichier, vous devrez entrer et ajouter les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez partager, puis leur envoyer un lien vers votre fichier. Cela se produira lorsque vous cliquerez sur Partager et sélectionnez 'Obtenir le lien de partage'. Une fois que vous avez saisi vos adresses e-mail, vous pouvez choisir si vous souhaitez que vos collègues modifient le fichier ou simplement le consultent. 
5] Si vous choisissez modifier option, vous donnez à vos collègues le droit de modifier votre document. Vous et les personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier pouvez y apporter des modifications. Cependant, dans Regarder option, l'autre partie ne peut apporter aucune modification, ce qui sécurise votre fichier.
La fenêtre contextuelle indiquera si quelqu'un est en train de modifier votre document, et la partie en surbrillance affichera les modifications que d'autres ont apportées à votre fichier.
Vous pouvez supprimer des personnes en cliquant avec le bouton droit sur un nom d'utilisateur et en sélectionnant l'option Supprimer l'utilisateur. Si vous laissez un collègue modifier un fichier, puis changez d'avis, vous pouvez modifier l'autorisation de ce travailleur. Cliquez avec le bouton droit sur le nom du travailleur dans la liste et sélectionnez 'Modifier l'autorisation pour pouvoir afficher'. Vous pouvez également aller dans l'autre sens en donnant au travailleur le droit de modifier le fichier après lui avoir donné la possibilité de le consulter.
Lorsque vous avez terminé de publier, vous pouvez simplement cliquer sur le « X » dans le coin supérieur droit de l'écran.
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Source : office.com .
