Comment compresser et réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook

Si votre boîte aux lettres est pleine, vous devrez peut-être compresser ou réduire sa taille. Voici quelques conseils sur la façon de procéder dans Microsoft Outlook. Tout d'abord, ouvrez Outlook et accédez à l'onglet Fichier. Ensuite, sélectionnez Options et cliquez sur Mail. Sous l'en-tête Envoyer/Recevoir, cliquez sur le bouton qui indique Vider la corbeille. Cela supprimera tous les éléments qui se trouvent dans votre dossier Corbeille et libérera de l'espace. Ensuite, allez dans l'onglet Dossiers et cliquez sur Afficher les paramètres. Dans la boîte de dialogue Afficher les paramètres, cliquez sur le bouton Dossiers vides. Cela supprimera tous les dossiers vides de votre boîte aux lettres. Enfin, allez dans l'onglet Fichier et cliquez sur Outils de nettoyage. Dans la boîte de dialogue Outils de nettoyage, cliquez sur le bouton Nettoyage de la boîte aux lettres. Cela vous permettra de supprimer tous les éléments anciens ou inutilisés de votre boîte aux lettres. En suivant ces étapes, vous devriez pouvoir réduire la taille de votre boîte aux lettres et éviter qu'elle ne soit pleine.

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Microsoft Outlook , un client pour Outlook ou un service de messagerie en direct, enregistrez les e-mails et les pièces jointes hors connexion. Au fur et à mesure que vous recevez et envoyez des e-mails, la taille de la base de données continue de croître. Bien que cela garantisse que vous puissiez accéder à votre courrier électronique lorsque vous n'êtes pas connecté à Internet, cela signifie également que votre boîte aux lettres ne cesse de croître. Dans cet article, nous expliquerons comment vous pouvez compresser et réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook.

Réduire et réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook

L'inconvénient d'une boîte aux lettres plus grande est qu'elle ralentit les choses. Découvrir et rechercher quelque chose prend plus de temps. De plus, les fournisseurs de services de messagerie tels qu'Office 365 limitent la taille maximale de la boîte aux lettres. Cela signifie qu'à moins de réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook, vous ne pourrez ni envoyer ni recevoir de courrier électronique.

Où sont stockées toutes les données de la boîte aux lettres Outlook

Si vous utilisez la fonction POP ou IMAP, tous les fichiers, e-mails, dossiers, contacts, etc. sont stockés dans un fichier de données Outlook (.pst). Si vous utilisez un compte Office 365, Exchange ou Outlook.com, les données de votre boîte aux lettres sont disponibles dans un fichier de données Outlook hors connexion (.ost). Bien que la suppression des e-mails et des pièces jointes puisse être utile si vous enregistrez toutes les informations dans un fichier PST, il ne se comprime pas tout seul.

La note: Nous avons discuté de deux autres façons de supprimer des fichiers d'Outlook. Si vous les utilisez, puis réduisez manuellement la taille du fichier de boîte aux lettres, cela vous aidera à l'avenir.

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Compresser et réduire le fichier de données Outlook (.pst)

L'avantage d'un fichier PST est que lorsque les e-mails sont supprimés, il compacte automatiquement la base de données en arrière-plan. Le processus de compression se produit lorsque vous n'utilisez pas Outlook. Vous pouvez également le compresser en procédant comme suit manuellement :

1. Ouvrez Outlook et supprimez les éléments indésirables. Une fois supprimés, les fichiers se retrouvent dans le dossier Éléments supprimés. Faites un clic droit et effacez-le.
2. Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte .
3. Basculer vers Fichiers de dates languette. Sélectionnez le fichier de données que vous souhaitez compresser. Cliquez ensuite sur Paramètres .
4. Cliquez sur l'onglet Avancé> Paramètres du fichier de données Outlook.
5. Dans la boîte de dialogue Options de fichier de données Outlook, cliquez sur Compresser maintenant puis cliquez Bien .

Selon la taille du fichier PST, la compression peut prendre plusieurs minutes.

Compresser et réduire le fichier de données Outlook hors ligne (.ost)

De nombreux comptes de messagerie utilisent un fichier de données Outlook hors ligne pour stocker des données. Un fichier de données OST ou Outlook hors ligne est similaire à un fichier de données PST ou Outlook à une exception près. Vous ne pouvez pas importer ou exporter vers un fichier de données Outlook hors connexion (.ost).

1. Cliquez sur déposer > Paramètres du compte, Paramètres du compte .
2. Sur Fichiers de dates , cliquez sur le fichier de données que vous souhaitez compresser, puis cliquez sur Paramètres .
3. Cliquez sur l'icône Avancé onglet> Options de fichier de données Outlook .
4. Dans la boîte de dialogue Options de fichier de données Outlook, cliquez sur Compresser maintenant puis cliquez Bien .

Utiliser un outil de nettoyage du courrier

Outlook propose un outil de nettoyage de messagerie intégré, ou vous pouvez utiliser Outil de nettoyage des pièces jointes Outlook pour rechercher des messages anciens et volumineux pouvant être supprimés ou déplacés vers un fichier PST. Il peut également supprimer des copies d'e-mails en conflit avec le serveur de messagerie. Parfois, nous supprimons des fichiers du serveur, mais ils sont toujours disponibles sur le client, occupant de l'espace.

Exécutez l'outil de nettoyage de la boîte aux lettres

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1. Cliquez sur Fichier > Outils > Nettoyage de la boîte aux lettres.
2. Sélectionnez Afficher la taille de la boîte aux lettres, Rechercher les éléments antérieurs à, Rechercher les éléments supérieurs à, Afficher la taille des éléments supprimés, Dossier vide pour les éléments supprimés, Afficher la taille des conflits ou Conflits vides pour exécuter la tâche souhaitée.

Utiliser l'outil de nettoyage de conversation

Outlook pour Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office pour les entreprises Outlook 2013 et autres outil de nettoyage de conversation . Les conversations ou la correspondance par e-mail sont une seule et même chose. L'outil de conversation est intelligent. Il évaluera le contenu de chaque message et si une partie de l'e-mail est disponible dans l'un des messages d'aperçu, il le supprimera.

Vous disposez de trois options supplémentaires pour compresser et réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook

• Effacer vérifie la conversation sélectionnée.
• Nettoyage de dossier parcourt le dossier sélectionné.
• Nettoyer le dossier et les sous-dossiers vérifie également les sous-dossiers.

Ce sont les meilleurs conseils pour vous aider à compresser et à réduire la taille de la boîte aux lettres dans Microsoft Outlook. Cependant, veillez toujours à ne pas supprimer accidentellement des fichiers importants.

En savoir plus : Comment optimiser et accélérer Microsoft Outlook .