10 conseils et astuces Excel les plus utiles pour les débutants

10 Most Useful Excel Tips

Voici notre liste des conseils et astuces Excel les plus utiles pour les débutants et les utilisateurs avancés qui vous aideront à utiliser ce logiciel de productivité efficacement.



Malgré plusieurs outils de tableur et autres applications similaires, nous préférons toujours travailler avec le Microsoft Excel lui-même. C'est parce que ce programme de feuille de calcul rend votre travail très pratique si vous savez comment l'utiliser. Que vous soyez un petit homme d'affaires ou que vous travailliez dans un bureau d'entreprise, la feuille de calcul Excel est maintenant devenue une ressource très utile et essentielle pour les utilisateurs quotidiens.



Cette application est principalement utilisée pour enregistrer et manipuler les données numériques à des fins diverses. En raison de ses fonctions simples et de ses fonctionnalités faciles à utiliser, il a toujours été le principal moyen de chaque utilisateur d'entreprise. Dans ce guide, il y a les 10 principaux trucs et astuces Excel utiles qu'il faut connaître.

Trucs et astuces Microsoft Excel

Dans cet article, nous couvrirons les conseils et astuces Excel suivants, que nous pensons être les plus utiles:



  1. Sélectionnez toutes les cellules à la fois
  2. Ajustement automatique de la largeur de la colonne
  3. Transposer les colonnes et les lignes
  4. Utilisez la commande de filtrage pour masquer les données indésirables
  5. Supprimer l'entrée en double
  6. Supprimer les enregistrements vierges
  7. Insérer des lignes vides dans l'enregistrement
  8. Copier automatiquement les données sur une autre feuille
  9. Prendre une capture d'écran à l'aide de la caméra Excel
  10. Liez les cellules à votre adresse e-mail

Commençons et connaissons chacun en détail.

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1] Sélectionnez toutes les cellules à la fois

Parfois, vous devrez peut-être apporter des modifications massives à votre feuille de calcul Excel. Dans un tel cas, vous pouvez sélectionner toutes les cellules de votre feuille de calcul à l'aide de la zone carrée disponible dans le coin supérieur gauche extrême de la feuille de calcul.

Trucs et astuces Microsoft Excel



Lorsque vous sélectionnez la case carrée, elle met en évidence toutes les cellules de la feuille de calcul, même les cellules vides. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + A pour sélectionner toutes les cellules de la feuille de calcul.

2] Ajuster automatiquement la largeur de la colonne

Lorsque vous travaillez sur MS Excel avec une grande quantité d'enregistrements de données, il devient souvent compliqué de redimensionner les cellules de chaque colonne en fonction de son texte. Afin de redimensionner les colonnes de manière simple, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de largeur de colonne AutoFit qui est une fonctionnalité intégrée dans Excel.

Conseils et astuces Excel

Tout ce dont vous avez besoin pour déplacer le pointeur de votre souris sur la limite de la colonne que vous souhaitez ajuster automatiquement, puis double-cliquez dessus. Et si vous devez ajuster les colonnes entières, sélectionnez-les toutes et double-cliquez sur la limite de n'importe quelle colonne.

Ajustement automatique de la largeur de la colonne

Vous pouvez également redimensionner la largeur de la colonne en utilisant le Ajustement automatique de la largeur de la colonne option. Pour ce faire, sélectionnez la colonne que vous souhaitez ajuster, puis accédez à la barre de menus> Accueil languette. dans le Cellules section, cliquez sur la Format option puis sélectionnez Ajuster automatiquement la largeur des colonnes dans le menu déroulant.

3] Transposer les colonnes et les lignes

Certaines personnes créent des feuilles de calcul Excel dans lesquelles les champs principaux se déplacent horizontalement dans une rangée. D'autres placent les données verticalement. Parfois, ces préférences conduisent à un scénario dans lequel vous souhaitez transposer des données Excel. Transposer est une fonction Excel qui vous permet de changer les colonnes Excel en lignes sans retaper les données.

La fonction de transposition est une fonctionnalité intéressante que vous obtiendrez dans les feuilles de calcul MS Excel. Cela devient très utile lorsque vous devez basculer les colonnes de données de l'horizontale à la verticale sans retaper les données.

Transposer les colonnes et les lignes

Dans l'image ci-dessus, les données sont disposées sous forme de tableau où les figures des sujets sont affichées verticalement. Si nous devons réorganiser les données horizontalement de manière manuelle, ce serait assez difficile. Mais avec l'aide de la fonction de transposition, vous pouvez le faire en quelques secondes.

Vous devez donc d'abord sélectionner les données du tableau et les copier. Maintenant, placez le pointeur de votre souris là où vous devez transposer les données, faites un clic droit et sélectionnez Coller spécial option dans le menu contextuel. Lorsque la fenêtre Collage spécial s'ouvre, cochez la fonction Transposer et cliquez sur le bouton OK.

4] Utilisez la commande de filtrage pour masquer les données indésirables

La fonction de filtre Excel vous permet de masquer les données indésirables et de n'afficher que certaines données importantes dans la feuille de calcul. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez facilement filtrer les noms, les dates et les nombres de l'énorme jeu de données ou de la table. Cependant, il ne supprime ni ne modifie les données d'origine. Cela devient très utile lorsque vous devez vous concentrer uniquement sur un type particulier d'informations.

Utilisez la commande de filtrage pour masquer les données indésirables

Dans l'ensemble de données ci-dessus, vous pouvez voir qu'il existe une liste d'étudiants dont les notes sont différentes, leur adresse est différente. Cela peut être encore plus grand. Donc, si vous devez filtrer des données spécifiées, cela peut être assez difficile.

Pour le faire de manière simple, vous pouvez utiliser la commande de filtre. Donc, tout ce dont vous avez besoin pour sélectionner l'en-tête du tableau, puis naviguer vers le Édition section. Dans la section correspondante, sélectionnez le Trier et filtrer puis choisissez le Filtre outil.

Commande de filtrage pour masquer les données indésirables

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Cliquez sur l'option flèche vers le bas qui apparaît près de l'en-tête de chaque colonne. Il vous permet de trier vos données par ordre alphabétique ou d'organiser les nombres du plus petit au plus grand. En outre, vous pouvez utiliser le filtre de texte pour filtrer les données selon vos besoins.

5] Supprimer l'entrée en double

Il est assez facile de localiser et de supprimer les entrées en double pour une feuille de calcul contenant un petit ensemble de données. Mais si cela doit être fait avec un grand ensemble de données où les colonnes et les lignes sont par centaines, ce serait en effet une tâche difficile.

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Dans le tableau ci-dessus, il y a dix enregistrements dans lesquels deux entrées sont totalement similaires et un nom commun a été utilisé sur trois lignes. Ainsi, pour découvrir les entrées en double, vous devez sélectionner la table. Après cela, accédez au menu Données, sélectionnez le Outils de données catégorie, puis cliquez sur Supprimer les doublons .

Dans la boîte de dialogue, cochez la case à côté de Mes données ont des en-têtes. Et, sous la section des colonnes, supprimez la marque du numéro de série car il est différent pour chaque entrée. Enfin, cliquez sur le D'accord et vous verrez que l'entrée dupliquée est supprimée de la table.

6] Supprimez les enregistrements vierges

Parfois, vous avez peut-être remarqué des cellules ou des lignes vides dans votre feuille de calcul qui sont pour la plupart indésirables. Les utilisateurs font généralement un clic droit sur la ligne spécifiée et les suppriment un par un. Mais que ferez-vous si leur nombre est en centaines? Dans cette situation, les supprimer un par un serait vraiment un travail fastidieux.

Supprimer les cellules vides

Par conséquent, pour les supprimer en une seule fois, appuyez sur la touche de raccourci Ctrl + G et lorsque le Aller à boîte de dialogue apparaît, sélectionnez le Spécial bouton. Sur la page suivante, marquez le Blancs bouton radio et cliquez sur le bouton OK. Vous remarquerez que toutes les cellules vides sont sélectionnées.

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Supprimer les enregistrements vierges

Maintenant, appuyez sur le bouton Ctrl + moins. Lorsqu'un menu contextuel apparaît, sélectionnez Déplacer les cellules vers le haut et cliquez sur le bouton OK. Vous verrez, toutes les cellules vides sont supprimées et l'ensemble de données est également organisé de manière appropriée.

7] Insérer des lignes vides dans l'enregistrement

Comme je l'ai mentionné ci-dessus, les lignes vides sont pour la plupart indésirables, mais parfois cela fonctionne aussi. Donc, si vous avez besoin de les insérer, vous pouvez faire un clic droit sur la ligne spécifiée et les ajouter un par un comme je l'ai indiqué tout en supprimant les lignes vides.

Insérer des lignes vides dans l

Donc, pour insérer les lignes vides dans chaque enregistrement séparé, créez une série du numéro de série mentionné. Après cela, sélectionnez tout le jeu de données, puis cliquez sur l'outil de tri disponible dans l'onglet Données.

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur le menu déroulant Trier par et organisez-les par numéro de série.

Insérer des lignes vides

En cliquant sur le bouton OK, il insérera une ligne vide entre chaque ligne distincte.

8] Copie automatique des données sur une autre feuille

Il arrive parfois que vous deviez utiliser les données dans une autre feuille que vous entrez dans la première feuille. Pour ce faire, vous utilisez généralement la méthode traditionnelle de copier-coller. Mais, lorsque vous avez besoin de modifier certaines données dans une feuille, il faut à nouveau les changer sur l'autre feuille. Cela devient un peu compliqué lorsque vous devez modifier les mêmes données sur les deux feuilles une par une.

Copier automatiquement les données sur une autre feuille

Dans Excel, il existe une option qui copie automatiquement les données de la première feuille dans d'autres feuilles dans un processus en temps réel. Cependant, pour copier automatiquement les données sur d'autres feuilles, vous devez d'abord établir une connexion entre elles.
Pour ce faire, accédez à la barre d'état de la première feuille. Après cela, continuez à appuyer sur la touche Ctrl et cliquez sur les feuilles sur lesquelles vous devez copier automatiquement les données. C'est ça.
Maintenant, quelles que soient les données que vous saisissez sur la première feuille, elles sont automatiquement copiées sur les autres feuilles.

9] Prendre une capture d'écran à l'aide de la caméra Excel

On a toujours dit qu '«une image vaut mille mots». En conséquence, vous devrez parfois ajouter une capture d'écran dans votre feuille de calcul Excel afin que vous puissiez mieux expliquer les choses.

Cependant, vous n'avez pas besoin d'utiliser une application tierce pour capturer une capture d'écran. Excel dispose d'une commande d'appareil photo intégrée qui vous aide à prendre la capture d'écran en un seul clic.

Prendre une capture d

Pour utiliser cette fonction, vous devez d'abord activer la commande caméra. Donc, tout ce dont vous avez besoin pour accéder à la barre d'outils d'accès rapide et cliquer sur le Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide . Après cela, cliquez sur le menu déroulant de Choisissez les commandes de > Toutes les commandes> Appareil photo. Maintenant, sélectionnez le bouton Ajouter et appuyez sur OK.

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Prendre une capture d

Après avoir suivi la procédure ci-dessus, vous remarquerez qu'une icône de caméra est maintenant ajoutée à la barre d'outils d'accès rapide. Maintenant, sélectionnez les cellules ou les données pour lesquelles vous avez besoin d'une image. Après cela, cliquez sur l'icône Appareil photo, puis cliquez n'importe où sur la feuille de calcul. Vous pouvez également faire glisser et redimensionner l'image pour l'ajuster en fonction de vos besoins.

10] Liez les cellules à votre adresse e-mail

Dans la feuille de calcul Excel, vous pouvez facilement créer un lien hypertexte vers votre adresse Gmail.

Liez les cellules à votre adresse e-mail

Pour ce faire, vous devez d'abord sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le lien. Après cela, appuyez sur le raccourci Ctrl + K. Lorsque la boîte de dialogue s'affiche à l'écran, sélectionnez le Adresse e-mail dans le volet gauche. Ajoutez votre adresse e-mail, puis cliquez sur le bouton OK.

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C'est ça. J'espère que ces conseils et astuces pourront vous être utiles lors de l'utilisation des feuilles de calcul Excel sur votre ordinateur.

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