Comment baliser des documents dans Sharepoint Office 365 ?

Cherchez-vous un moyen d’organiser vos documents dans SharePoint Office 365 ? Le marquage des documents est un moyen efficace d'organiser vos documents et de vous permettre de les retrouver plus facilement lorsque vous en avez besoin. Dans cet article, nous aborderons les meilleures pratiques de balisage des documents dans SharePoint Office 365 et comment commencer. Lisez la suite pour en savoir plus sur cet outil organisationnel simple mais puissant.

• Ouvrez la bibliothèque SharePoint contenant les documents.
• Sélectionnez le ou les documents que vous souhaitez baliser.
• Cliquez sur l'icône « Étiqueter le document ».
• Tapez les balises que vous souhaitez ajouter au document.
• Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrer les balises.

Comment baliser des documents dans SharePoint Office 365

Le balisage des documents dans SharePoint Office 365 est un moyen efficace de rationaliser la gestion de vos documents et de garantir que les documents sont faciles à trouver et à accéder. Avec la bonne stratégie de balisage en place, les utilisateurs peuvent rechercher et trouver rapidement les documents dont ils ont besoin avec un minimum d'effort. Cet article fournira un aperçu détaillé de la façon de baliser des documents dans SharePoint Office 365.

Qu’est-ce que le balisage de documents ?

Le balisage de documents est le processus d'attribution de mots-clés ou de balises à des documents afin de les catégoriser et de les organiser. Les balises sont généralement utilisées pour décrire le contenu, l’objectif et le public du document, permettant ainsi une recherche et une récupération plus efficaces. Cela peut être particulièrement bénéfique pour les organisations qui disposent d’un grand nombre de documents et qui ont besoin d’un moyen simple de les organiser.

Avantages du balisage de documents dans SharePoint Office 365

Le balisage des documents dans SharePoint Office 365 peut offrir un certain nombre d'avantages, tels que :

• Meilleure organisation : le balisage des documents permet aux utilisateurs de rechercher et de récupérer rapidement et facilement les documents dont ils ont besoin.
• Productivité améliorée : en facilitant la recherche des documents, le temps passé à les rechercher peut être réduit.
• Sécurité améliorée : avec la bonne stratégie de balisage en place, les utilisateurs peuvent être plus sûrs que les documents sensibles sont stockés en toute sécurité.

Comment baliser des documents dans SharePoint Office 365

Le balisage des documents dans SharePoint Office 365 est un processus simple qui peut être effectué en quelques étapes. Voici un guide étape par étape pour vous aider à démarrer :

• Étape 1 : Connectez-vous à votre compte SharePoint.
• Étape 2 : Ouvrez la bibliothèque de documents dans laquelle vous souhaitez baliser les documents.
• Étape 3 : Sélectionnez le document que vous souhaitez baliser.
• Étape 4 : cliquez sur l'option Balises et notes dans le menu du ruban.
• Étape 5 : Saisissez les balises que vous souhaitez attribuer au document.
• Étape 6 : Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les balises.
• Étape 7 : Répétez les étapes pour chaque document que vous souhaitez baliser.

Meilleures pratiques pour le balisage des documents dans SharePoint Office 365

Lors du balisage de documents dans SharePoint Office 365, il est important de garder à l’esprit les bonnes pratiques suivantes :

• Créez un système de marquage cohérent : créez un système de marquage standardisé, facile à comprendre et à utiliser.
• Utilisez des balises claires et descriptives : utilisez des balises qui décrivent clairement et précisément le contenu, l’objectif et le public du document.
• Gardez les balises à jour : examinez et mettez à jour périodiquement les balises pour vous assurer qu’elles restent pertinentes et exactes.
• Assurez une sécurité adéquate : assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux balises et les modifier.

Comment utiliser les balises dans SharePoint Office 365

Une fois les documents balisés, les utilisateurs peuvent profiter des fonctionnalités de recherche et de filtrage de SharePoint Office 365. Par exemple, les utilisateurs peuvent utiliser l'option Filtrer par balises pour localiser rapidement les documents avec des balises spécifiques. De plus, les utilisateurs peuvent utiliser l'option Recherche par balises pour rechercher des documents contenant certains mots-clés ou expressions.

Comment gérer les balises dans SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 offre également aux utilisateurs la possibilité de gérer les balises et de garantir qu'elles restent organisées et à jour. Pour gérer les balises, les utilisateurs peuvent utiliser l'option Gérer les balises dans le menu du ruban. Cela permet aux utilisateurs de créer, modifier et supprimer des balises selon leurs besoins.

Comment afficher les balises dans SharePoint Office 365

Pour afficher les balises dans SharePoint Office 365, les utilisateurs peuvent utiliser l'option Afficher les balises dans le menu du ruban. Cela ouvrira une liste de toutes les balises associées à un document, ce qui facilitera l'affichage et la modification rapides des balises selon vos besoins.

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Conclusion

Le balisage des documents dans SharePoint Office 365 est un moyen efficace de rationaliser la gestion des documents et de garantir que les documents sont faciles à trouver et à accéder. En prenant le temps de mettre en œuvre une stratégie de balisage et en suivant les meilleures pratiques de balisage, les utilisateurs peuvent profiter des fonctionnalités de recherche et de filtrage de SharePoint Office 365 pour localiser rapidement les documents.

FAQ connexe

Qu’est-ce que le balisage SharePoint ?

Le balisage SharePoint est le processus d'ajout d'étiquettes, ou de balises, aux documents afin de les classer et de les organiser. Ces balises permettent aux utilisateurs de localiser rapidement les documents et autres contenus liés à un sujet ou un projet donné. Les balises peuvent être ajoutées aux documents manuellement par les utilisateurs, ou elles peuvent être ajoutées automatiquement par SharePoint lui-même. Les balises peuvent également être partagées sur plusieurs sites SharePoint, ce qui facilite la recherche et la recherche de documents.

Le balisage SharePoint contribue également à accroître l’engagement des utilisateurs avec le contenu. En permettant aux utilisateurs de trouver rapidement du contenu lié à leurs intérêts, ils sont plus susceptibles de s'engager et de rester plus longtemps sur le site. Cela peut conduire à une adoption accrue de SharePoint par les utilisateurs et à une expérience utilisateur globalement améliorée.

Comment baliser des documents dans SharePoint Office 365 ?

Le balisage des documents dans SharePoint Office 365 est simple. Dans la bibliothèque de documents, sélectionnez le document que vous souhaitez baliser. Cliquez ensuite sur l'icône Balises et notes dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez saisir les balises que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez ajouter plusieurs balises à chaque document, et ces balises seront visibles par toutes les personnes ayant accès au document.

Une fois qu'une balise a été ajoutée, elle peut être utilisée pour trouver rapidement des documents associés dans la bibliothèque. Pour rechercher des documents avec une balise particulière, entrez simplement le nom de la balise dans la zone de recherche. SharePoint affichera alors une liste de tous les documents avec cette balise. Cela facilite la recherche de documents liés à un sujet ou à un projet particulier.

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Quels sont les avantages du marquage des documents dans SharePoint Office 365 ?

Le balisage des documents dans SharePoint Office 365 offre de nombreux avantages. Premièrement, il permet aux utilisateurs de rechercher rapidement des documents et du contenu associés. Cela permet aux utilisateurs de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin sans avoir à passer du temps à parcourir manuellement plusieurs documents.

Deuxièmement, le marquage des documents contribue également à améliorer l’engagement des utilisateurs. En permettant aux utilisateurs de trouver rapidement du contenu connexe, ils sont plus susceptibles de rester sur le site plus longtemps et de s'intéresser davantage au contenu. Cela contribue à accroître l’adoption de SharePoint par les utilisateurs et à améliorer l’expérience utilisateur globale. Enfin, le marquage des documents permet également d'organiser les documents et le contenu, permettant ainsi aux utilisateurs de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin.

Comment gérer les balises dans SharePoint Office 365 ?

La gestion des balises dans SharePoint Office 365 est simple. Pour gérer les balises, ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez gérer les balises. Cliquez ensuite sur l'icône Balises et notes dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez afficher, ajouter et supprimer des balises. Vous pouvez également renommer les balises existantes et ajouter des notes à chaque balise.

De plus, vous pouvez afficher une liste de documents associés à chaque balise. Cela vous permet de trouver rapidement des documents liés à un certain sujet ou projet. Vous pouvez également ajouter des balises aux documents à partir de cette fenêtre, ce qui facilite l'ajout rapide de balises à plusieurs documents à la fois.

Puis-je partager des balises sur plusieurs sites SharePoint ?

Oui, vous pouvez partager des balises sur plusieurs sites SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez partager les balises. Cliquez ensuite sur l'icône Balises et notes dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez afficher, ajouter et supprimer des balises.

Pour partager un tag, cliquez sur le bouton Partager à côté du tag. Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez sélectionner les sites SharePoint avec lesquels vous souhaitez partager la balise. Une fois que vous avez sélectionné les sites, cliquez sur Partager pour partager la balise avec ces sites. Cela permet aux utilisateurs de trouver rapidement des documents liés à un certain sujet ou projet, quel que soit le site SharePoint sur lequel ils se trouvent.

Puis-je baliser automatiquement des documents dans SharePoint Office 365 ?

Oui, vous pouvez baliser automatiquement les documents dans SharePoint Office 365. Pour ce faire, ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez ajouter les balises. Cliquez ensuite sur l'icône Balises et notes dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez afficher, ajouter et supprimer des balises.

Une fois que vous avez créé les balises que vous souhaitez utiliser, vous pouvez configurer un flux de travail de balisage automatisé. Ce flux de travail ajoutera automatiquement des balises aux documents au fur et à mesure de leur téléchargement ou de leur modification. Cela permet de garantir facilement que les documents sont toujours correctement étiquetés et organisés. Le flux de travail automatisé peut être configuré pour s'exécuter selon un calendrier spécifique ou être déclenché par des événements spécifiques.

Le balisage des documents dans SharePoint Office 365 est un moyen incroyablement utile de rester organisé et de localiser rapidement les documents. En quelques étapes simples, vous pouvez rapidement configurer des balises et les appliquer aux documents en un rien de temps. Cela peut contribuer à faciliter la gestion des documents et à garantir que tous les employés du bureau puissent trouver rapidement les documents dont ils ont besoin. Avec SharePoint Office 365, vous pouvez simplifier la gestion des documents.