La création d'un fichier Excel dans SharePoint peut être un moyen utile de garantir que tous les membres de votre équipe ont accès au même document, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Ce guide vous montrera comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint, ainsi que les avantages de l'utilisation de ce système. Avec ce guide, vous pourrez profiter des avantages du partage d'un fichier Excel dans SharePoint et apprendre les étapes simples pour y parvenir.
Création d'un fichier Excel partagé dans Sharepoint : Pour créer un fichier Excel partagé dans Sharepoint, procédez comme suit :
- Ouvrez Sharepoint dans votre navigateur Web.
- Choisissez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez stocker le fichier.
- Cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger le fichier Excel.
- Une fois le fichier téléchargé, cliquez dessus pour l'ouvrir.
- Accédez à l'onglet Fichier et sélectionnez Partager.
- Saisissez les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier.
- Choisissez le niveau d'accès que vous souhaitez leur accorder.
- Cliquez sur Partager pour terminer.
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Comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint ?
SharePoint est un puissant outil de collaboration basé sur le cloud qui permet aux organisations de stocker, d'accéder et de collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et d'autres actifs numériques. De nombreuses entreprises utilisent SharePoint pour héberger leurs données et documents dans le cloud, et c'est un excellent outil pour partager des feuilles de calcul Excel avec des collègues et des partenaires externes.
La création d'un fichier Excel partagé dans SharePoint est simple et directe, et ne nécessite que quelques étapes simples. Dans cet article, nous vous expliquerons exactement comment procéder.
Étape 1 : Téléchargez le fichier Excel sur SharePoint
La première étape pour créer un fichier Excel partagé dans SharePoint consiste à télécharger le fichier sur le site SharePoint. Pour ce faire, vous devrez vous connecter à votre compte SharePoint et accéder à la bibliothèque de documents dans laquelle vous souhaitez stocker le fichier. Une fois que vous êtes dans la bibliothèque de documents, cliquez sur le bouton Télécharger et sélectionnez le fichier Excel sur votre ordinateur.
Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez lui donner un nom et ajouter toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez stocker sur le fichier. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et le fichier sera téléchargé sur le site SharePoint.
Étape 2 : Définir la sécurité et les autorisations
Une fois le fichier téléchargé sur SharePoint, l'étape suivante consiste à définir la sécurité et les autorisations du fichier. Cela déterminera qui peut accéder au fichier et ce qu’il peut en faire. Pour définir la sécurité et les autorisations, cliquez sur le bouton Paramètres dans la bibliothèque de documents et sélectionnez Autorisations.
De là, vous pouvez définir les autorisations pour le fichier. Par exemple, vous pouvez rendre le fichier public afin que toute personne disposant du lien puisse y accéder, ou vous pouvez le rendre privé et restreindre l'accès à des personnes spécifiques. Vous pouvez également définir des niveaux d'autorisation spécifiques, tels que Lire ou Modifier, pour différents utilisateurs ou groupes.
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Étape 3 : Partager le fichier Excel
Une fois la sécurité et les autorisations définies, l'étape suivante consiste à partager le fichier Excel. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager dans la bibliothèque de documents et saisissez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également ajouter un message pour expliquer pourquoi vous partagez le fichier.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer et le fichier sera partagé avec les personnes que vous avez spécifiées. Ils recevront un e-mail avec un lien vers le fichier et pourront y accéder via leur compte SharePoint.
Étape 4 : définir les notifications de fichiers
Une fois le fichier Excel partagé, l'étape suivante consiste à définir les notifications de fichiers. Cela vous permettra d'être averti chaque fois que quelqu'un apporte des modifications au fichier. Pour définir des notifications de fichiers, cliquez sur le bouton Paramètres dans la bibliothèque de documents et sélectionnez Alertes.
De là, vous pouvez choisir les types de notifications que vous souhaitez recevoir. Par exemple, vous pouvez être averti chaque fois que le fichier est modifié, lorsque quelqu'un commente le fichier ou lorsque quelqu'un crée une nouvelle version. Une fois les notifications définies, vous serez alerté chaque fois que quelqu'un apportera des modifications au fichier.
Étape 5 : Collaborer sur le fichier Excel
La dernière étape consiste à collaborer sur le fichier Excel. SharePoint facilite la collaboration sur des fichiers en temps réel, et vous pouvez le faire avec le fichier Excel que vous venez de créer. Pour commencer à collaborer, cliquez sur le bouton Collaborer dans la bibliothèque de documents et sélectionnez Modifier dans le navigateur.
Cela ouvrira le fichier Excel dans le navigateur et vous et vos collaborateurs pourrez apporter des modifications au fichier en temps réel. Vous pouvez également discuter entre vous dans la fenêtre de discussion et toutes les modifications seront automatiquement enregistrées.
Étape 6 : Téléchargez le fichier Excel
Lorsque vous avez fini de collaborer sur le fichier Excel, vous pouvez le télécharger sur votre ordinateur. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Télécharger dans la bibliothèque de documents et sélectionnez Télécharger sous Excel. Cela téléchargera le fichier sur votre ordinateur et vous pourrez ensuite l'utiliser comme vous le souhaitez.
Étape 7 : Gérer le contrôle de version
SharePoint facilite également la gestion du contrôle de version du fichier Excel. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Paramètres dans la bibliothèque de documents et sélectionnez Historique des versions. Cela ouvrira une liste de toutes les versions du fichier et vous pourrez visualiser les modifications qui ont été apportées au fichier au fil du temps.
Vous pouvez également restaurer une version précédente du fichier si nécessaire. Pour ce faire, sélectionnez la version que vous souhaitez restaurer, cliquez sur Restaurer et la version sera restaurée à son état précédent.
Étape 8 : Supprimez le fichier Excel
Lorsque vous avez fini de travailler avec le fichier Excel, vous pouvez le supprimer de SharePoint. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Paramètres dans la bibliothèque de documents et sélectionnez Supprimer. Cela supprimera définitivement le fichier du site SharePoint et il ne pourra plus être consulté ou téléchargé.
Étape 9 : Gérer l'espace de stockage
Lorsque vous avez fini de gérer le fichier Excel, vous pouvez gérer votre espace de stockage pour vous assurer que vous disposez de suffisamment d'espace pour tous vos fichiers. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Stockage dans la bibliothèque de documents et sélectionnez Gérer le stockage.
À partir de là, vous pouvez voir la quantité d’espace de stockage que vous avez utilisée et la quantité d’espace de stockage qu’il vous reste. Vous pouvez également supprimer les fichiers dont vous n'avez plus besoin pour libérer de l'espace de stockage.
Étape 10 : Surveiller l'activité des fichiers
Enfin, vous pouvez surveiller l'activité des fichiers pour vous assurer que vos fichiers sont consultés et utilisés de manière appropriée. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Activité dans la bibliothèque de documents et sélectionnez Surveiller. Cela vous montrera qui a accédé au fichier et quand, ainsi que toutes les modifications qui ont été apportées au fichier.
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Vous pouvez également définir des alertes pour être averti chaque fois que quelqu'un accède au fichier ou y apporte des modifications. Cela vous aidera à savoir qui accède au fichier et ce qu'ils en font.
FAQ connexe
Comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint ?
Répondre:
La création d'un fichier Excel partagé dans SharePoint est un excellent moyen de collaborer avec d'autres personnes sur un projet ou de stocker des données importantes. La première étape consiste à créer un site SharePoint. Vous pouvez le faire en vous connectant au portail Office 365 et en créant un nouveau site SharePoint. Une fois le site créé, vous pouvez ajouter le fichier Excel à votre site en le téléchargeant dans la bibliothèque de documents. Vous pouvez ensuite partager ce fichier avec les autres utilisateurs en leur accordant des autorisations de modification. Cela leur permettra de visualiser, modifier et commenter le fichier partagé. Une fois le fichier partagé, toutes les modifications apportées par quiconque seront reflétées dans le fichier.
En conclusion, la création d'un fichier Excel partagé dans SharePoint est un processus simple et direct. Avec l'aide de ce guide, vous pouvez facilement créer un fichier Excel partagé pour partager et collaborer avec vos collègues. Cela vous permet de garder une trace de toutes les informations importantes en un seul endroit, rendant la collaboration plus efficace et productive. En quelques clics et quelques minutes de votre temps, vous pouvez créer rapidement un fichier Excel partagé dans SharePoint.
