Chaque propriétaire d’entreprise sait qu’il est essentiel de rester à jour avec les dernières informations pour rester compétitif. SharePoint est un outil incroyablement puissant qui peut vous aider à rester connecté et informé grâce à ses différents paramètres d'alerte. Dans ce guide, nous vous expliquerons comment définir des alertes dans SharePoint pour les autres utilisateurs afin qu'ils puissent rester informés et maîtres de leurs tâches.
Les alertes SharePoint peuvent vous aider à rester informé des modifications apportées au contenu du site. En tant que propriétaire du site, vous pouvez configurer des alertes pour les autres utilisateurs et pour vous-même. Voici comment:
- Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez configurer une alerte.
- Sélectionnez l'onglet Actions .
- Choisir Alerte moi .
- Remplissez le formulaire d'alerte avec les paramètres souhaités.
- Sélectionnez le Envoyer des alertes à ces personnes option.
- Saisissez les noms ou les adresses e-mail des personnes dont vous souhaitez recevoir l'alerte.
- Presse D'ACCORD .
Désormais, tous les utilisateurs seront avertis lorsque des modifications se produiront dans la liste ou la bibliothèque.
Comment définir des alertes dans SharePoint pour d'autres utilisateurs
SharePoint est un outil de collaboration puissant, permettant aux utilisateurs de partager facilement des documents et de collaborer sur des projets. L'une des fonctionnalités les plus utiles de SharePoint est la possibilité de définir des alertes pour les autres utilisateurs. Grâce aux alertes, les utilisateurs peuvent être avertis lorsque des modifications ont été apportées aux documents ou aux tâches du projet. La définition d'alertes pour les autres utilisateurs dans SharePoint est simple et peut être effectuée en quelques étapes seulement.
Étape 1 : Accédez au site
La première étape consiste à naviguer vers le site sur lequel l'alerte sera définie. Cela peut être fait en cliquant sur le lien Sites dans la barre de navigation supérieure. Une fois que l'utilisateur a accédé au site, il peut sélectionner la bibliothèque ou la liste dans laquelle l'alerte sera définie.
Étape 2 : Sélectionnez l'utilisateur
L'étape suivante consiste à sélectionner l'utilisateur qui recevra l'alerte. Cela peut être fait en cliquant sur le lien Paramètres dans la barre de navigation supérieure. À partir de là, l'utilisateur peut sélectionner l'option Personnes et groupes. Cela ouvrira une liste d'utilisateurs pouvant recevoir une alerte. L'utilisateur peut sélectionner l'utilisateur qui recevra l'alerte en cliquant sur son nom.
Étape 3 : définir l'alerte
Maintenant que l'utilisateur a sélectionné l'utilisateur qui recevra l'alerte, il peut cliquer sur le lien Alertes dans la barre de navigation supérieure. Cela ouvrira une page où l'utilisateur pourra définir l'alerte. L'utilisateur peut sélectionner le type d'alerte qu'il souhaite définir, par exemple lorsqu'un document est ajouté, modifié ou supprimé. Ils peuvent également définir la fréquence de l'alerte et l'adresse email de l'utilisateur qui recevra l'alerte.
Étape 4 : Enregistrez l'alerte
La dernière étape consiste à enregistrer l'alerte. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton Enregistrer en bas de la page. Une fois l'alerte enregistrée, l'utilisateur recevra une notification par e-mail lorsque l'alerte sera déclenchée.
Options additionelles
En plus de définir des alertes pour d'autres utilisateurs, SharePoint propose également d'autres options d'alerte. Par exemple, les utilisateurs peuvent définir des alertes pour des documents ou des listes spécifiques. Ils peuvent également définir des alertes pour les modifications apportées à des champs spécifiques, par exemple lorsqu'un certain champ a été modifié.
Limites
Il est important de noter qu'il existe certaines limitations lors de la définition d'alertes dans SharePoint. Par exemple, SharePoint permet uniquement aux utilisateurs de définir des alertes pour un maximum de 100 utilisateurs à la fois. De plus, les utilisateurs doivent disposer des autorisations appropriées pour définir des alertes pour les autres utilisateurs.
Conclusion
La définition d'alertes pour les autres utilisateurs dans SharePoint est un moyen simple et efficace de tenir les utilisateurs informés des modifications apportées aux documents ou aux tâches du projet. En quelques étapes seulement, les utilisateurs peuvent rapidement définir des alertes pour les autres utilisateurs et tenir leur équipe informée.
Questions fréquemment posées
Qu’est-ce que Sharepoint ?
Sharepoint est une plateforme de collaboration basée sur le Web développée par Microsoft. Il est utilisé pour stocker, organiser, partager et accéder aux informations depuis n’importe quel appareil. SharePoint offre un large éventail de fonctionnalités, notamment la gestion de documents, le suivi des tâches et la gestion de contenu. Il offre également aux utilisateurs la possibilité de personnaliser la plateforme en fonction de leurs besoins spécifiques. SharePoint est utilisé par de nombreuses organisations pour faciliter la collaboration et le partage de documents.
Comment définir des alertes dans Sharepoint pour les autres utilisateurs ?
Pour définir des alertes dans Sharepoint pour d'autres utilisateurs, vous devez d'abord créer une liste ou une bibliothèque sur le site. Une fois la liste ou la bibliothèque créée, vous pouvez accéder aux paramètres de la liste ou de la bibliothèque et cliquer sur M'alerter. Cela ouvrira une page où vous pourrez configurer des alertes pour la liste ou la bibliothèque. Vous pouvez sélectionner le type d'alerte (immédiate, quotidienne, hebdomadaire) et l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs qui doit recevoir l'alerte. Vous pouvez également définir les conditions d’envoi de l’alerte. Lorsque vous avez terminé de configurer l'alerte, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Quels types d’alertes peuvent être définis dans Sharepoint ?
Sharepoint propose une variété de types d'alertes qui peuvent être définis pour différents types de listes ou de bibliothèques. Ces alertes peuvent être définies lorsque de nouveaux éléments ou documents sont ajoutés à la liste ou à la bibliothèque, lorsque des éléments existants sont modifiés ou lorsque des éléments sont supprimés. De plus, les utilisateurs peuvent configurer des alertes à envoyer lorsque des conditions spécifiques sont remplies, par exemple lorsqu'un élément est attribué à un utilisateur spécifique ou lorsqu'un élément est dû à une certaine date.
Comment modifier les alertes existantes dans Sharepoint ?
Pour modifier les alertes existantes dans Sharepoint, vous devez d'abord vous rendre dans les paramètres de la liste ou de la bibliothèque et cliquer sur Alertez-moi. Ici vous pouvez visualiser les alertes existantes et cliquer sur l'alerte pour la modifier. Vous pouvez ensuite modifier le type d'alerte, l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs qui doit recevoir l'alerte et les conditions d'envoi de l'alerte. Lorsque vous avez terminé d'apporter les modifications, cliquez sur OK pour les enregistrer.
Puis-je supprimer des alertes dans Sharepoint ?
Oui, vous pouvez supprimer des alertes dans Sharepoint. Pour ce faire, vous devez d'abord vous rendre dans les paramètres de la liste ou de la bibliothèque et cliquer sur Alertez-moi. Ici, vous pouvez consulter les alertes existantes et cliquer sur l'alerte pour la supprimer. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Supprimer pour supprimer l'alerte. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Annuler pour annuler l'alerte sans la supprimer.
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La définition d'alertes dans SharePoint pour d'autres utilisateurs est un processus simple et direct qui peut être réalisé en quelques étapes simples. En suivant ces étapes, les utilisateurs SharePoint peuvent s'assurer qu'ils sont en mesure de rester informés de toutes les modifications ou mises à jour apportées à leurs sites SharePoint. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent travailler plus efficacement, économisant ainsi du temps et des ressources.
